納期 – オモシゴジャーナル｜AI時代のスキルアップをもっと身近に。

副業で案件を回すようになると、多くの人が最初につまずくのが納期です。引き受けたときには余裕があるように見えたのに、気づけば締切の前日に手が止まっている。一度でも納期を遅らせた経験があると、次の依頼を受けるときに不安が残ります。 こうしたとき、自分の意志の弱さを疑ってしまう方は少なくありません。もっと早く着手していれば、もっと集中していれば、という反省が出てきます。しかし相談を受けていて感じるのは、原因は取り組む姿勢の側ではないということです。多くの場合、引き受けた時点ですでに無理のある設計になっています。 この記事では、本業と両立できる受注量の決め方と、遅延の兆候を早めに掴む方法、そして遅れそうなときの連絡の仕方を整理します。読み終えたときに、自分が守れる量の目安を持てている状態を目指します。 納期が崩れる原因は、たいてい2つに絞られる 納期が守れなくなる理由を挙げていけば、いくらでも出てきます。本業が忙しかった、相手の返事が遅かった、想定外の修正が入った。どれも事実ではあるのですが、繰り返し起きているものは限られています。 なお当メディアでは、本業と並行して複数の仕事を持つ働き方を「複業」と表記しています（詳しくは副業と複業の違いとは？キャリアアップのためのこれからの選択肢をご覧ください）。 納期が崩れる2つの引き金 作業時間を短く見積もっている／経験の浅い領域ほど、そもそも見積もれない 体力の限界を計算に入れていない／時間が空いていることと、作業できることは別 相談の場で聞く話を並べていくと、引き金はほぼ2つに集中します。作業にかかる時間を短く見積もっていること、そして体力の限界を計算に入れていないことです。この2つはどちらも、着手前の見立ての問題です。だから作業中にいくら頑張っても、埋め合わせが効きません。 3時間で終わるはずの作業が、8時間かかる 見積もりが外れるという現象は、経験の浅い領域ほど大きく出ます。頭の中では手順が浮かんでいるのに、実際に手を動かすと、想定していなかった工程が次々に現れます。 ここで押さえておきたいのは、これが怠慢の結果ではないという点です。作業時間を見積もるには、その作業を分解した経験が要ります。何にどれくらいかかるかを知らない状態では、そもそも正確に見積もることができません。情報がないために起きているのであって、気合いが足りないから外れるわけではないのです。 だから「次はもっと早めに始めよう」という反省は、あまり効きません。見積もりは外れるものとして、その前提で組んでおく方が現実的です。 対処はいくつかあります。ひとつは、自分が出した見積もりに係数をかけること。慣れない作業であれば、想定の2倍を見ておく程度で構いません。もうひとつは、初回の案件は実測を取る機会だと考えて受けることです。実際にかかった時間を記録しておけば、2件目以降の見積もりは格段に正確になります。 時間が空いていることと、作業できることは違う そしてもう片方の引き金が、体力です。スケジュールを組むとき、多くの人は空いている時間を数えます。平日の夜に3時間、土日にそれぞれ5時間。合計すれば週に25時間ほど確保できる計算になります。 しかし実際には、その時間に作業できる状態であるとは限りません。本業を終えた後の夜、どれだけ頭が働くかは日によって違います。会議が続いた日、気を遣う場面が多かった日は、机に向かっても進みません。数日それが続くと、疲れが溜まって週末も動けなくなります。 この連載では、稼働条件を伝えるときに「守れる下限」で数字を出すという考え方をお伝えしてきました。同じ原則が、自分のスケジュールを組むときにも当てはまります。調子のいい日を基準にすると、崩れたときに取り返す余地がありません。 具体的には、平日の夜に毎日作業する前提を外すことです。週のうち動けない日が2日はあると見ておく。その前提で成立する量だけを引き受ける。これだけで、破綻の頻度はかなり下がります。 相手を待つ時間も、自分の期間に含まれている 見落とされやすい点が、もう一つあります。確認待ちや素材待ちの期間です。 こちらの作業が止まっていても、締切は動きません。相手からの返事を待つ日数を計算に入れずに組むと、その分だけ後ろが圧迫されます。受注後の打ち合わせで確認しておくべき項目については、要件を詰める段階を扱った回で整理しました。着手前に、相手側の作業がどこに入るかを把握しておくと、スケジュールの精度が上がります。 本業と両立できる受注量を決める 原因が見立ての側にあるなら、対処も着手前に置くのが筋になります。 生活の下限を先に引く 受注量を考えるとき、多くの人は空き時間から逆算します。しかし順序を変えた方がうまくいきます。先に、削ってはいけないものを確保しておくのです。 睡眠時間、家族と過ごす時間、体調を整えるための余白。これらを先に引いてから、残った時間で何ができるかを考えます。逆にすると、案件が入るたびに生活の方が削られ、続かなくなります。 複業は、短期間で成果を出す競争ではありません。数年単位で続けられるかどうかの方が、結果として得られるものは大きくなります。生活が壊れる量を引き受けている時点で、設計が間違っています。 同時に抱える件数の上限を決めておく あわせて効くのが、同時進行できる件数に上限を設けることです。時間ではなく件数で管理します。 案件が2件から3件に増えると、作業時間が1.5倍になるだけでは済みません。連絡のやりとり、状況の把握、頭の切り替えといった負荷が加わります。それぞれの案件について「今どこまで進んでいるか」を覚えておく負荷は、件数に応じて重くなります。 複業を始めた段階であれば、同時に2件までを目安にしておくと安全です。慣れてきたら増やせばよく、最初から上限を高く設定する理由はありません。 上限を先に決めておく利点は、判断が速くなることにもあります。依頼が来たとき、受けるかどうかをその場で考え始めると、断る理由が見つからないまま引き受けてしまいます。すでに2件動いているなら受けない、と決めてあれば、迷う時間そのものが不要になります。 それから、案件ごとに締切が重なっていないかも見ておきます。件数が上限内でも、締切が同じ週に集まっていれば実質的な負荷は倍になります。引き受ける前に、手元の案件の締切日を並べて見ておくと、重なりに気づけます。 平日夜に分散するか、週末に集中するか 同じ作業量でも、どこに時間を置くかで続きやすさが変わります。どちらが良いとは一概に言えず、作業の性質と自分の生活によって向き不向きがあります。 平日の夜に分散する形は、1日あたりの負担が小さくなります。毎日少しずつ進むため、締切前に慌てる場面も減ります。一方で、まとまった思考を要する作業には向きません。前回どこまで考えたかを思い出すところから始まるため、細切れにするほど立ち上がりの時間が積み重なります。調べ物や単純作業のように、中断しても再開しやすい仕事に向いた形です。 週末に集中する形は、思考の連続性を保てます。構成を考える、方針を決めるといった作業は、まとめて時間を取った方が進みます。ただし、週末に予定が入った時点で計画が丸ごと崩れる弱さがあります。家族との予定や体調不良が重なると、その週は何も進みません。 現実的なのは、両方を役割で分ける形です。平日の夜は資料集めや下書きに充て、週末に構成や仕上げを持ってくる。こうしておくと、週末が潰れても平日の分は進んでおり、被害が限定されます。 バッファは、締切の直前ではなく手前に置く 余裕を持ったスケジュールを組んでいるつもりでも、実際には機能していないことがあります。バッファを置く場所が原因です。 よくあるのが、締切の前日を予備日にしておく形です。しかしこの置き方では、遅れが判明する時点が遅くなります。前日になって間に合わないと分かっても、相手に伝えるには遅すぎます。 有効なのは、締切の3日から4日前に「ここまでに終わっている状態」を自分用の期限として置くことです。この日を過ぎた時点で遅れが見えるため、まだ手が打てます。相手に連絡する時間も、作業を巻き取る時間も残っています。 量としては、見積もりの2割から3割を目安に置いておくと安心できます。慣れない領域であれば、それ以上に取っておいて構いません。バッファが余ったなら、早く納品すればよいだけです。 本業の繁忙期は、先に共有しておく 本業に月末や期末の山があるなら、その時期は稼働が落ちることを、あらかじめ相手に伝えておきます。面談の段階で伝えておくのが理想ですが、案件が始まってからでも遅くありません。 先に共有された繁忙期は、相手にとって計画に織り込める情報になります。一方、その時期になってから「今週は動けません」と言われると、相手には突然の変更として届きます。同じ事実でも、伝える時点によって扱いが変わります。 遅延の兆候は、思っているより早く出ている 納期に間に合わなくなるとき、多くの場合、直前まで気づかないわけではありません。振り返ると、もっと早い段階で兆候が出ています。 「間に合いそう」と感じた時点が、すでに危ない これは相談の場でよく話すことですが、「まだ間に合う」と自分に言い聞かせている状態は、すでに黄色信号です。 余裕を持って進んでいるとき、人は間に合うかどうかを考えません。考えるまでもないからです。間に合うかどうかを意識し始めた時点で、余裕はすでに失われています。この感覚が出てきたら、一度手を止めて残りの作業量を数えた方が確実です。 締切から逆算するときに、見落とされやすい工程 スケジュールを組むとき、多くの人は主作業の時間だけを数えます。文章であれば書く時間、資料であれば作る時間です。しかし実際には、その前後に工程が付いています。 前に付くのは、着手までの準備です。過去の資料に目を通す、参考になるものを探す、方針を決める。手を動かし始める前のこの時間が、意外と長くかかります。 後ろに付くのは、見直しと調整です。書き終えた直後の状態は、たいてい人に渡せる品質になっていません。読み返して整える時間、指定された形式に合わせる時間、送付するための準備。これらを計算に入れていないと、完成したつもりの時点からさらに数時間が必要になります。 見落としやすいのは、この後ろ側です。作業が終わった瞬間に納品できると考えていると、その日のうちに送れず翌日にずれ込みます。1件ごとは小さなずれでも、締切が近いときには致命的になります。 進捗は、最小限だけ見える形にしておく 管理のための道具を用意する必要はありません。複業の規模であれば、作業を3つか4つに分けて、それぞれが終わったかどうかを記録するだけで足ります。 大事なのは、頭の中だけで進捗を持たないことです。頭の中の進捗は、実態より楽観的になります。書き出してみると、終わったつもりでいた工程が残っていることに気づきます。 分け方は粗くて構いません。構成を決める、本文を書く、見直す、といった程度で十分です。細かく分けすぎると、管理そのものが作業になってしまいます。 遅れそうなときは、どう連絡するか それでも遅れが避けられないことはあります。このときの対応で、その後の関係が大きく変わります。 連絡は、気づいた時点ですぐに 最も重要なのが、伝えるタイミングです。ギリギリまで抱えないでください。 早く伝えるほど、相手には選択肢が残っています。公開日をずらす、他の作業を先に進める、社内の確認を後ろに回す。時間があれば打てる手がいくつもあります。ところが締切の直前に伝えられると、相手にできることはほとんどありません。 同じ遅延でも、相手が受ける損害の大きさが変わります。そして信頼を損なうのは、遅れたという事実よりも、それが遅れると知らされなかった時間の長さの方です。 言い出しにくい気持ちは分かります。しかし黙っている時間が長いほど、伝えたときの相手の困り方は大きくなります。 新しい着地見込みを、具体的に示す 「遅れそうです」だけでは、相手は動けません。いつまでに終わるのかが分からなければ、代わりの手配もできないためです。 「◯日の◯時までにお渡しします」と、新しい約束を提示します。ここで注意したいのは、再び楽観的な数字を出さないことです。焦っていると、少しでも早い日程を伝えたくなります。しかし二度目の約束を破ると、失うものは一度目の比ではありません。 ここでも、守れる下限で出します。確実に間に合う日程を提示し、それより早く終われば前倒しで渡せばよいのです。 できている部分を、先に渡す 実務上、最も効果があるのがこれです。完成を待たずに、できあがっている部分だけでも先に送ります。 相手は受け取った部分から確認を始められます。社内のレビューを回す、次の工程の準備をする、方向性のずれがないかを見る。こうした作業を並行して進められるため、全体の遅れが吸収されることがあります。 謝罪の言葉を尽くすよりも、相手の作業を止めないことの方が価値を持ちます。分割して渡せる性質の仕事であれば、この方法を優先してください。 文面は短く、対処を先に書く 連絡の文面は長くする必要がありません。むしろ、原因の説明が長い文面は逆効果になります。読む側が知りたいのは、事情ではなく、これからどうなるかだからです。 早い段階で気づいた場合であれば、次のような形になります。 「お世話になっております。◯◯の件、当初◯日納品の予定でしたが、想定より作業量が多く、◯日まで日程をいただけないでしょうか。現在◯割ほど完成しており、できている部分は本日中にお送りします。ご都合が合わない場合は、優先する範囲をご相談させてください。」 直前になってしまった場合も、書く順序は変わりません。 「お世話になっております。◯◯の件、明日の納品に間に合わない見込みとなりました。申し訳ありません。◯日の◯時までにお渡しします。現時点で完成している部分を先にお送りしますので、先にご確認いただける箇所があればお使いください。」 謝罪は必要ですが、それだけで終わらせないでください。事実、新しい見込み、渡せるもの。この3点が入っていれば、文面としては十分に機能します。 同じことを繰り返さないために 一度遅れたこと自体は、取り返しがつきます。信頼が損なわれるのは、同じ原因で二度三度と繰り返したときです。 原因を分けて記録する 遅れが起きたら、原因を書き留めておきます。分類は3つ程度で足ります。 見積もりが甘かった／次回から係数をかければ改善する 本業や私生活の割り込みがあった／バッファの取り方を変える 体調が崩れた／そもそも引き受ける量を減らす この分類が役に立つのは、対処が異なるためです。見積もりの問題であれば、次回から係数をかければ改善します。割り込みであれば、バッファの取り方を変える必要があります。体調であれば、そもそも引き受ける量を減らすしかありません。原因を分けずに「次は気をつける」とだけ考えると、同じことが起きます。 次の受注量に反映する 記録した内容は、次に依頼が来たときの判断材料になります。前回2件を同時に抱えて崩れたのであれば、次は1件に絞る。夜の作業が続かなかったのであれば、週末中心の案件を選ぶ。 そして、記録を見ても量が多すぎると分かったなら、引き受ける件数そのものを減らす判断が必要になります。納期を守るという話は、最終的にここへ行き着きます。どれだけ管理を工夫しても、入ってくる量が処理できる量を超えていれば、いずれ破綻するためです。 断ることは関係を切る行為ではなく、引き受けたものを守り切るための手段です。実際、期限を守り続けている人ほど、受けない判断を早い段階でしています。具体的な伝え方は、仕事の断り方を扱う回で解説します。 まとめ：納期は、着手前にほぼ決まっている 納期が守れないとき、作業中の努力で挽回しようとしても限界があります。原因の多くは、引き受けた時点の見立てにあるからです。 見積もりが外れるのも、体力が続かないのも、意志の問題ではありません。情報が足りないまま組んだ計画は、外れて当然です。であれば、外れる前提で設計しておく方が現実的です。 この記事の内容を、3つに整理します。 受注量は動けない日を織り込んで決める／慣れない作業は見積もりに係数をかけ、初回は実測を取る機会と考える 「まだ間に合う」と考え始めた時点で兆候は出ている／頭の中で進捗を持たず、簡単でも書き出しておく 遅れそうなときは気づいた時点ですぐ連絡する／新しい着地見込みを具体的に示し、できている部分を先に渡す 今日できることがあるとすれば、いま抱えている案件について、残りの作業を書き出して時間を数えてみることです。頭の中の見積もりと、書き出した後の数字は、たいてい違います。その差が、今の余裕の実態です。 数えてみて足りないと分かったなら、それは早く気づけたということです。締切の前日に同じことに気づくより、はるかに良い状況にあります。打てる手が残っているうちに数える。納期管理でできることの多くは、この一点に集約されます。 複業に向けた学びを続けたい方は、オモシゴキャリアの無料会員登録をご検討ください。会員限定の学習コンテンツや会員向けイベント情報をご確認いただけます。

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副業の納期管理｜守れる受注量の決め方と、遅れそうなときの連絡

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